Lo smart working in italia, fino a pochi mesi sembrava un miraggio, qualcosa di poco conciliabile con l’organizzazione lavorativa del nostro paese.
Mentre in Svezia si insediava Sanna Marin ,il primo ministro più giovane di sempre della storia, che proponeva settimane lavorative corte per tutti i dipendenti e incentivi per lo smart working, in Italia si è sempre guardato con sospetto al telelavoro e a tutte quelle forme di ottimizzazione del tempo lavorativo.
La pandemia che ci ha letteralmente investito ha rivoluzionato tutto, in meno di un mese, la maggior parte dei lavoratori si è trovata a gestire il lavoro da casa.
Smart working: lavoratori più felici e produttivi
Da freelance, sono abituata a svolgere una buona parte del mio lavoro da casa e sono molto produttiva, molto più di quando vado in ufficio e immagino che buona parte delle persone, gioverà molto da questo esperimento inaspettato.
Ma questo non sono solo io a dirlo, l’ Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha stimato che l’incremento di produttività è del 15% per ogni lavoratore. Immaginiamoci cosa significherebbe applicare abitualmente questa organizzazione in modo misto. Quindi prevedere ad esempio, 2 giorni di lavoro in smart working e tre in ufficio.
Ovviamente lavorare da casa, non significa vedere serie Netflix tra una sessione di lavoro e l’altra, ci vuole organizzazione, rigore e concentrazione, per questo motivo ho pensato di condividere con voi 5 tips per organizzare al meglio il lavoro da casa.
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Smart working all’era del COVID- 19
Prima di iniziare con 5 consigli utili per organizzare il lavoro da casa nel modo migliore è necessario sottolineare che siamo in una condizione particolare, lo smart working durante questa pandemia si porta dietro una serie di difficoltà che normalmente un lavoratore da casa non ha: scuole chiuse e quindi necessità di gestire i bambini, anche molto piccoli, coinquilini o famigliari vari che cui si divide lo spazio casalingo e soprattutto l’impossibilità di uscire per staccare la spina.
E’ quindi una situazione molto particolare e delicata che però si può cercare di gestire. Tra 6 mesi, un anno o quando sarà e ritorneremo alla nostra vita, il bagaglio di conoscenze e adattamento appreso durante questa emergenza resterà con noi.
Ma veniamo ai 5 consigli per organizzare il lavoro da casa in modo produttivo
1 – Rispettare una routine
Lavorare da casa non significa trascinarsi in pigiama alla scrivania, lavorare 10 minuti e intervallare con pause continue. E’ importante impostare una routine: impostare la sveglia, lavarsi, vestirsi (anche in tuta, basta togliere il pigiama), fare colazione e organizzare il tempo lavorativo.
2 – Dividi il tempo in modo organizzato
Stando a casa, il rischio ahimè è lavorare molte più ore del dovuto, oppure inframezzare le ore lavorative da lunghe pause, finendo con passare tutta la giornata al PC senza aver fatto molto.
Il modo migliore è organizzare il tempo in modo abbastanza preciso e inserire nel piano giornaliero anche il tempo di non lavoro: fare una lavatrice, fare la spesa, fare un workout, leggere o seguire un’altra attività ricreativa e di relax devono avere un loro tempo dedicato. Sono momenti importanti per staccare completamente dal lavoro, riposare la mente e indispensabili soprattutto ora che non possiamo uscire da casa.
Dividi quindi la mattina e il pomeriggio, concediti una pausa pranzo rilassata.
3 – Rispetto il tuo orario di lavoro
Se devi lavorare part time e finisci per lavorare sistematicamente full time qualcosa non va come dovrebbe. Rivedi la tua organizzazione e imponiti di rispettare gli orari comunicandoli anche al tuo datore di lavoro o al tuo cliente. Viceversa però, se devi lavorare 8 ore, devi saperti organizzare e gestire queste ore lavorative anche a casa. Se sei una freelance e puoi organizzare il tempo come meglio credi, puoi decidere tu come gestire la giornata. Ci sono persone più produttive di mattina e viceversa. In linea di massima, sarebbe meglio svolgere compiti che richiedono più concentrazione, nella prima parte della giornata e lasciare i compiti più leggeri nella seconda.
4 – Organizza le call con i colleghi in modo produttivo
Questo può essere un tasto dolente, lo almeno per me. Le call su skype possono diventare delle trappole per perdere tempo, si finisce per parlare di tutto e di nulla, consumando ore preziose. Dopo una call poco produttiva poi, si finisce per non riuscire a concentrarsi in modo fruttuoso.
Il modo migliore per ovviare a questo problema è quello di stabilire un tempo per le riunioni, una riunione in ufficio può durare anche 2 ore, su skype questo non è auspicabile.
Se convochi tu una riunione, stabilisci un ordine del giorno e rispettalo attentamente e considera che dopo un’ora, l’attenzione scende ed è probabile che le persone non ti seguono più.
Se invece se tu che sei stata convocata per una riunione, allora se non sei una dipendente, stabilisci un tempo massimo in cui sarai disponibile per parlare. Questo è il modo migliore per organizzare il tempo ed evitare di sprecarlo.
5 – Usa le to do list
Questo vale sempre, non solo in smart working. Usa le to do list settimanali e giornaliere, è il modo migliore per sapere esattamente cosa dovrai fare e quanto impiegherai a compiere quell’attività.
Io mi organizzo sempre creando una to do list settimanale da scorporare poi giorno per giorno.Spuntare le cose fatte alla fine della giornata è appagante e fa sentire molto produttivi, diminuendo i livelli di stress. Se ad esempio devi eseguire un compito lungo che prevede una serie di fasi, usa la check list. Scorpora il lavoro in piccoli compiti così da avere chiare le azioni devi fare per completarlo.
